Datenschutz in der FCG Sonnefeld
Verwaltung der Gemeindemitglieder und Freunde
Die Verwaltung unserer Gemeindemitglieder und Freunde, sowie die Planung und Organisation von Veranstaltungen erfolgt in der FCG Sonnefeld über das Software Paket ChurchTools, welches als Software as a Service (SaaS) von der Church Tools Innovations GmbH angeboten und gewartet wird. Das Hosting für diesen Service erfolgt im Rechnenzentrum der Hetzner Online GmbH.
Zweck der Verarbeitung
- Verwaltung von Freunden, Mitgliedern und Mitarbeitern
- Erstellung von Dienstplänen
- Planung von Veranstaltungen
- Kommunikation via Serien-E-Mail
- Erinnerung an anstehende Dienste
- Archivierung
- Statistische Auswertungen
Rechtsgrundlage
- §5 Abs. 1c BFP-DSO (zur Erfüllung der Aufgaben der Gemeinde)
- §5 Abs. 1e BFP-DSO (zur Erfüllung eines Vertrags und vorvertraglicher Maßnahmen)
- Mitglieder und Kinder von Mitgliedern
- §3 Art. 3 der Gemeindeordnung
- Einwilligung (bei freiwilligen Angaben)
- Freunde und Besucher
- Einwilligung
Herkunft der Daten
-
- für die allgemeine Erfassung von Personen
- für die Berichtigung der eigenen Daten
-
- für die Anmeldung zur Taufe
- für die Aufnahme in die Gemeinde
- für die Berichtigung der eigenen Daten
- Datenerfassungsformular bis 16.05.2020
- für die Anmeldung zur Taufe
- für die Aufnahme in die Gemeinde
- für die Berichtigung der eigenen Daten
-
- für Nicht-Mitglieder
- für kleine Berichtigungen (auch Mitglieder)
- Überweisungsschreiben anderer Gemeinden
Umfang der Daten
Die FCG Sonnefeld erfasst folgende Daten:
| Datenfeld/Datenkategorie | Sicherheitsstufe | Mitglieder ² | Kinder von Mitglied ² | Freunde ² |
|---|---|---|---|---|
| Name, Vorname, Titel | 1 | Pflichtangabe | Pflichtangabe | Pflichtangabe |
| Spitzname | 2 | freiwillige Angabe | freiwillige Angabe | freiwillige Angabe |
| Bild | 1 | freiwillige Angabe | freiwillige Angabe | freiwillige Angabe |
| Straße, Hausnummer | 2 | Pflichtangabe | Pflichtangabe | freiwillige Angabe |
| PLZ, Ort, Land | 1 | Pflichtangabe | Pflichtangabe | freiwillige Angabe |
| Telefonnummern * | 2 | freiwillige Angabe | freiwillige Angabe | freiwillige Angabe |
| E-Mail-Adresse | 2 | Pflichtangabe | freiwillige Angabe | freiwillige Angabe |
| Geburtsdatum | 2 | Pflichtangabe | Pflichtangabe | freiwillige Angabe |
| Beruf | 2 | freiwillige Angabe | freiwillige Angabe | freiwillige Angabe |
| Geschlecht | 3 | Pflichtangabe | Pflichtangabe | freiwillige Angabe |
| Nationalität | 3 | Pflichtangabe | freiwillige Angabe | freiwillige Angabe |
| Familienstand | 3 | Pflichtangabe | freiwillige Angabe | freiwillige Angabe |
| Status ² | 3 | durch Festlegung | durch Festlegung | durch Festlegung |
| Benutzername | 4 | durch Festlegung | durch Festlegung | durch Festlegung |
| Geburtsname | 4 | durch Überweisung | - | - |
| Geburtsort | 4 | freiwillige Angabe | freiwillige Angabe | freiwillige Angabe |
| Hochzeitsdatum | 4 | freiwillige Angabe | - | freiwillige Angabe |
| Erstkontakt | 4 | soweit bekannt | soweit bekannt | soweit bekannt |
| Mitglied seit | 4 | soweit bekannt | - | - |
| Überwiesen von | 4 | soweit zutreffend | soweit zutreffend | - |
| Austrittsdatum | 4 | soweit zutreffend | - | - |
| Überwiesen nach | 4 | soweit zutreffend | soweit zutreffend | - |
| Taufdatum | 4 | Pflichtangabe | - | freiwillige Angabe |
| Taufort | 4 | freiwillige Angabe | - | freiwillige Angabe |
| Getauft durch | 4 | freiwillige Angabe | - | freiwillige Angabe |
| Beziehungen ³ | 4 | soweit bekannt | soweit bekannt | soweit bekannt |
*) Gespeichert werden grundsätzlich nur folgende Nummern: Telefon privat, Telefon Arbeit, Telefon mobil, Telefax.
²) Die Einteilung erfolgt in die drei Gruppen Mitglied, Kind von Mitglied, Freund. Mitarbeiter in Diensten der Gemeinde können sowohl als Freund als auch als Mitglied eingestuft sein. Die Gemeindeleitung ist als Mitglied eingestuft. Mitglieder die längere Zeit keinen Kontakt zur Gemeinde gesucht haben, werden zunächst als ruhend eingestuft, bevor ihre Löschung vollzogen wird.
³) Folgende Beziehungstypen werden gespeichert, soweit sie der Gemeinde bekannt sind: Ehepartner, Eltern-Kind, Taufbegleiter-Täufling, Trauzeuge-Brautpaar.
Empfänger
- Interne Empfänger
- Daten der Sicherheitsstufe 1
- Freunde der Gemeinde
- Mitglieder
- Gemeindeleitung
- Administratoren
- Datenschutzbeauftragter
- Daten der Sicherheitsstufe 2
- Mitglieder
- Gemeindeleitung
- Administratoren
- Datenschutzbeauftragter
- Daten der Sicherheitsstufe 3
- Mitarbeitende Mitglieder
- Gemeindeleitung
- Administratoren
- Datenschutzbeauftragter
- Daten der Sicherheitsstufe 4
- Gemeindeleitung
- Administratoren
- Datenschutzbeauftragter
- Externe Empfänger und Dritte
- keine
- Auftragsdatenverarbeiter
- Church Tools Innovations GmbH, Erbprinzenstr. 20, 76133 Karlsruhe
- Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen
Übermittlung in Drittland
Es werden keine Daten an Drittstaaten oder internationale Organisationen vorgenommen.
Speicherdauer
Die Speicherung der Daten in ChurchTools erfolgt solange…
- Ein Kontakt mit der Gemeinde besteht
- Die Daten für einen Dienstbereich noch von Belang sind
- Kein schriftlicher Austritt vorliegt
- Keine Überweisung in eine andere Gemeinde vorliegt
- Eine Mitgliedschaft im Sinne des §3 der Gemeindeordnung besteht
- Eine andere Rechtsgrundlage die Speicherung der Daten erfordert
- Ein Berechtigtes Interesse zur Speicherung der Daten vorliegen könnte
Wenn Sie einen Löschantrag stellen, wird geprüft, ob Ihre Daten aufgrund eines Gesetzes noch gespeichert werden müssen. In diesem Fall werden die Daten in ChurschTools ins Archiv verschoben und somit passiv gesetzt und nur noch für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert. Die Daten sind damit aus dem operativen Geschäftsbereich heraus nicht mehr verfügbar. Es können nur noch Mitarbeiter der Sicherheitsstufe 4 auf diese Daten zugreifen.
Die Löschung wird jeweils zum Wechsel eines Kalenderjahres geprüft und ggf. vollzogen.
Der Antrag auf Löschung der Daten kommt einem Austritt aus der FCG Sonnefeld gleich.