Datenschutz in der FCG Sonnefeld

Die Verwaltung unseres Abreitszweiges Royal Rangers Stammposten 53 sowie die Planung und Organisation von Veranstaltungen des Arbeitszweiges erfolgt in der FCG Sonnefeld über ChruchTools. Es handelt sich dabei um eine Software as a Service (SaaS) der ChurchTools Innovations GmbH. Das Hosting für diesen Service erfolgt in einem deutschen Rechnenzentrum der Hetzner Online GmbH.

Zweck der Verarbeitung

• Verwaltung von Royal Rangern und deren Erziehungsberechtigten
• Planung und Organisation von Veranstaltungen
• Kommunikation via Serien-E-Mail

Rechtsgrundlage

§3 Abs. 3 der Gemeindeordnung

Herkunft der Daten

• Jahresmeldung der Royal Rangers samt fremdsprachlicher Erklärung
• Anmeldeformulare zu Einzelveranstaltungen

Umfang der Daten

Die FCG Sonnefeld erfasst folgende Daten:

• Name, Vorname, Titel
• Rufname
• Benutzername
• Straße, Hausnummer
• PLZ, Ort, Land
• Geburtsdatum
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummern (bis zu 3 verschiedene)
• Krankenversicherung
  • Name der Krankenversicherung
  • Versicherungsnummer
  • Name des Versicherten
• Medizinische Informationen
  • Allergien
  • Krankheiten
  • Behinderungen
  • Medikamente
• Impfungen
  • Datum der Tetanus-Impfung
  • Datum der Zecken-Impfung
• Hausarzt
  • Name, Vorname, Titel
  • PLZ, Ort
  • Telefonnummer
• Schwimmkenntnisse
• Eintrittsdatum
• Austrittsdatum
• Bemerkung
• Gruppenzugehörigkeit
• Veranstaltungen

Empfänger

• Interne Empfänger
  • Mitarbeiter
  • Teammitglieder
  • Gemeindeleitung
• Externe Empfänger und Dritte
  • Bundes Freikirchlicher Pfingstgemeinden K.d.ö.R, Industriestraße 6-8, 64390 Erzhausen
• Auftragsdatenverarbeiter
  • Church Tools Innovations GmbH, Erbprinzenstr. 20, 76133 Karlsruhe
    • Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen

Übermittlung in Drittland

Es werden keine Daten an Drittstaaten oder internationale Organisationen vorgenommen.

Speicherdauer

Die Speicherung der Daten in ChurchTools erfolgt solange…

• Ein Kontakt mit der Gemeinde besteht
• Die Daten für einen Dienstbereich noch von Belang sind
• Kein schriftlicher Austritt vorliegt
• Keine Überweisung in eine andere Gemeinde/einen anderen Stamm vorliegt
• Eine Mitgliedschaft im Sinne des §3 der Gemeindeordnung besteht
• Eine andere Rechtsgrundlage die Speicherung der Daten erfordert
• Ein Berechtigtes Interesse zur Speicherung der Daten vorliegen könnte
• Bei Teilnahme an Freizeiten: Solange die 10-jährige Aufbewahrungsfrist des Kreisjugendrings noch läuft

Wenn Sie einen Löschantrag stellen, wird geprüft, ob Ihre Daten aufgrund eines Gesetzes noch gespeichert werden müssen. In diesem Fall werden die Daten in ChurschTools ins Archiv verschoben und somit passiv gesetzt und nur noch für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert. Die Daten sind damit aus dem operativen Geschäftsbereich heraus nicht mehr verfügbar. Es können nur noch Mitarbeiter der Sicherheitsstufe 4 auf die Daten zugreifen.

Die Löschung wird jeweils zum Wechsel eines Kalenderjahres geprüft und ggf. vollzogen.