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vvt_mitglieder_und_freunde

Datenschutz in der FCG Sonnefeld

Verwaltung der Gemeindemitglieder und Freunde

Die Verwaltung unserer Gemeindemitglieder und Freunde, sowie die Planung und Organisation von Veranstaltungen erfolgt in der FCG Sonnefeld über das Software Paket ChurchTools, welches als Software as a Service (SaaS) von der Church Tools Innovations GmbH angeboten und gewartet wird. Das Hosting für diesen Service erfolgt im Rechnenzentrum der Hetzner Online GmbH.

Zweck der Verarbeitung

  • Verwaltung von Freunden, Mitgliedern und Mitarbeitern
  • Erstellung von Dienstplänen
  • Planung von Veranstaltungen
  • Kommunikation via Serien-E-Mail
  • Erinnerung an anstehende Dienste
  • Archivierung
  • Statistische Auswertungen

Rechtsgrundlage

  • Mitglieder und Kinder von Mitgliedern
  • Freunde und Besucher
    • Einwilligung

Herkunft der Daten

    • für die Anmeldung zur Taufe
    • für die Aufnahme in die Gemeinde
    • für die Berichtigung der eigenen Daten
    • für Nicht-Mitglieder
    • für kleine Berichtigungen (auch Mitglieder)
  • Überweisungsschreiben anderer Gemeinden

Umfang der Daten

Die FCG Sonnefeld erfasst folgende Daten:

Datenfeld/Datenkategorie Sicherheitsstufe Mitglieder Kinder von Mitglied Freunde
Name, Vorname, Titel 1 Pflichtangabe Pflichtangabe Pflichtangabe
Bild 1 freiwillige Angabe freiwillige Angabe freiwillige Angabe
Straße, Hausnummer 2 Pflichtangabe Pflichtangabe freiwillige Angabe
PLZ, Ort, Land 1 Pflichtangabe Pflichtangabe freiwillige Angabe
Telefonnummern * 2 freiwillige Angabe freiwillige Angabe freiwillige Angabe
E-Mail-Adresse 2 Pflichtangabe freiwillige Angabe freiwillige Angabe
Geburtsdatum 2 Pflichtangabe Pflichtangabe freiwillige Angabe
Beruf 2 freiwillige Angabe freiwillige Angabe freiwillige Angabe
Geschlecht 3 Pflichtangabe Pflichtangabe freiwillige Angabe
Nationalität 3 Pflichtangabe freiwillige Angabe freiwillige Angabe
Familienstand 3 Pflichtangabe freiwillige Angabe freiwillige Angabe
Status ² 3 durch Festlegung durch Festlegung durch Festlegung
Benutzername 4 durch Festlegung durch Festlegung durch Festlegung
Geburtsort 4 freiwillige Angabe freiwillige Angabe freiwillige Angabe
Hochzeitsdatum 4 freiwillige Angabe - freiwillige Angabe
Erstkontakt 4 soweit bekannt soweit bekannt soweit bekannt
Mitglied seit 4 soweit bekannt - -
Überwiesen von 4 soweit zutreffend soweit zutreffend -
Austrittsdatum 4 soweit zutreffend - -
Überwiesen nach 4 soweit zutreffend soweit zutreffend -
Taufdatum 4 Pflichtangabe - freiwillige Angabe
Taufort 4 freiwillige Angabe - freiwillige Angabe
Getauft durch 4 freiwillige Angabe - freiwillige Angabe
Beziehungen ³ 4 soweit bekannt soweit bekannt soweit bekannt

*) Gespeichert werden grundsätzlich nur folgende Nummern: Telefon privat, Telefon Arbeit, Telefon mobil, Telefax.

²) Die Einteilung erfolgt in die drei Gruppen Mitglied, Kind von Mitglied, Freund. Mitarbeiter in Diensten der Gemeinde können sowohl als Freund als auch als Mitglied eingestuft sein. Die Gemeindeleitung ist als Mitglied eingestuft. Mitglieder die längere Zeit keinen Kontakt zur Gemeinde gesucht haben, werden zunächst als ruhend eingestuft, bevor ihre Löschung vollzogen wird.

³) Folgende Beziehungstypen werden gespeichert, soweit sie der Gemeinde bekannt sind: Ehepartner, Eltern-Kind, Taufbegleiter-Täufling, Trauzeuge-Brautpaar.

Empfänger

  • Interne Empfänger
    • Daten der Sicherheitsstufe 1
      • Freunde der Gemeinde
      • Mitglieder
      • Gemeindeleitung
    • Daten der Sicherheitsstufe 2
      • Mitglieder
      • Gemeindeleitung
    • Daten der Sicherheitsstufe 3
      • Mitarbeitende Mitglieder
      • Gemeindeleitung
    • Daten der Sicherheitsstufe 4
      • Gemeindeleitung
  • Externe Empfänger und Dritte
    • keine
  • Auftragsdatenverarbeiter
    • Church Tools Innovations GmbH, Erbprinzenstr. 20, 76133 Karlsruhe
      • Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen

Übermittlung in Drittland

Es werden keine Daten an Drittstaaten oder internationale Organisationen vorgenommen.

Speicherdauer

Die Speicherung der Daten in ChurchTools erfolgt solange…

  • Ein Kontakt mit der Gemeinde besteht
  • Die Daten für einen Dienstbereich noch von Belang sind
  • Kein schriftlicher Austritt vorliegt
  • Keine Überweisung in eine andere Gemeinde vorliegt
  • Eine Mitgliedschaft im Sinne des §3 der Gemeindeordnung besteht
  • Eine andere Rechtsgrundlage die Speicherung der Daten erfordert
  • Ein Berechtigtes Interesse zur Speicherung der Daten vorliegen könnte

Wenn Sie einen Löschantrag stellen, wird geprüft, ob Ihre Daten aufgrund eines Gesetzes noch gespeichert werden müssen. In diesem Fall werden die Daten in ChurschTools ins Archiv verschoben und somit passiv gesetzt und nur noch für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert. Die Daten sind damit aus dem operativen Geschäftsbereich heraus nicht mehr verfügbar. Es können nur noch Mitarbeiter der Sicherheitsstufe 4 auf die Daten zugreifen.

Die Löschung wird jeweils zum Wechsel eines Kalenderjahres geprüft und ggf. vollzogen.

vvt_mitglieder_und_freunde.txt · Zuletzt geändert: 2018/06/05 10:55 von admin

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